Política de Verificación de Antecedentes
Política interna de RRHH y cumplimiento. Establece el proceso de verificación de antecedentes (background check) aplicable a todos los candidatos a empleo y, en casos específicos, a contratistas y asesores. Aprobada por la Asamblea en fecha [__]. Versión: 1.0.
1. Propósito y Alcance
1.1. Esta política tiene como objetivo:
- Verificar la idoneidad de los candidatos para los roles que asumirán;
- Proteger a la Empresa, a sus clientes y al equipo existente de riesgos de seguridad, fraude o conflicto de intereses;
- Asegurar el cumplimiento de obligaciones regulatorias (en particular, Ley 172-13 y principios GDPR para el procesamiento de datos personales en el proceso de selección);
- Garantizar que el proceso sea justo, consistente, documentado y libre de discriminación.
1.2. Aplica a:
- Todos los candidatos a empleo (a tiempo completo o parcial) antes de recibir una oferta definitiva o antes del primer día de trabajo;
- Contratistas y asesores con acceso a datos confidenciales, datos de clientes, o a sistemas críticos de producción;
- Empleados actuales cuando asuman roles con nivel de acceso materialmente superior al que tenían (ej. ascenso a rol con acceso a producción o datos financieros).
1.3. No aplica a contratistas de corto plazo sin acceso a datos sensibles ni a sistemas internos (ej. diseñadores freelance con acceso únicamente a activos públicos).
2. Principios Rectores
2.1. — Proporcionalidad: el alcance del background check debe ser proporcional a la sensibilidad del rol y al nivel de acceso que el candidato tendrá.
2.2. — Necesidad: solo se recopilan los datos estrictamente necesarios para la verificación del rol. No se solicita información que no tenga relación directa con las responsabilidades del puesto.
2.3. — Consentimiento informado: el candidato es informado del proceso, su alcance y sus implicaciones antes de iniciarlo, y da su consentimiento por escrito.
2.4. — Equidad y no discriminación: el resultado del background check se evalúa en el contexto del rol específico, sin discriminación por raza, género, religión, origen nacional, orientación sexual, edad u otras categorías protegidas.
2.5. — Confidencialidad: los resultados del background check son estrictamente confidenciales y solo accesibles para el Gerente y el asesor legal. No se comparten con el equipo de entrevistas.
3. Componentes de la Verificación
3.1. Todos los Roles (Verificación Estándar)
| Componente | Fuente / Método | Propósito |
|---|---|---|
| Verificación de identidad | Cédula de identidad y electoral (R.D.) o pasaporte | Confirmar identidad real del candidato |
| Récord criminal dominicano | Procuraduría General de la República (certificado de no antecedentes penales) | Identificar condenas previas relevantes |
| Verificación de empleo anterior | Contacto directo con ex-empleadores (con consentimiento) | Confirmar fechas, cargos y condiciones de salida |
| Referencias profesionales | Mínimo 2 referencias contactadas directamente | Evaluar desempeño y conducta profesional |
| Verificación educativa | Diploma / título / certificado + contacto con institución | Confirmar credenciales declaradas |
3.2. Roles con Acceso a Sistemas Críticos o Datos Financieros (Verificación Extendida)
Aplica adicionalmente para roles de ingeniería senior, finanzas, o cualquier rol con acceso a datos de clientes o producción:
| Componente adicional | Fuente / Método |
|---|---|
| Verificación de sanciones y listas PEP | OFAC SDN list, ONU sanciones, INTERPOL listas públicas, lista UAF (R.D.) |
| Historial crediticio (solo si el rol maneja fondos de la Empresa) | Buró de crédito dominicano (Datacrédito / equivalente), con consentimiento explícito adicional |
| Registro mercantil (si el candidato tiene/ha tenido empresa) | Cámara de Comercio CCPSD — verificar conflictos de interés o quiebras previas |
3.3. Verificación Internacional (Roles con Historial en el Extranjero)
Para candidatos que hayan residido en el extranjero por 12 meses o más en los últimos 5 años:
- Récord criminal del país de residencia (equivalente al certificado dominicano), según disponibilidad;
- Verificación de empleo en el extranjero mediante contacto directo o a través del proveedor de background check.
4. Proceso de Consentimiento
4.1. Antes de iniciar cualquier verificación, se entrega al candidato:
- Formulario de Consentimiento para Verificación de Antecedentes, que describe:
- Qué datos se verificarán;
- A qué fuentes o proveedores se consultará;
- Quién dentro de Lawra tendrá acceso a los resultados;
- Cómo se usarán los resultados en la decisión de contratación;
- Derechos del candidato (acceso, rectificación, explicación de decisión adversa).
- El candidato firma el formulario antes de que se inicie cualquier verificación.
4.2. El consentimiento es libre y voluntario. Un candidato puede negarse a dar su consentimiento. En ese caso, Lawra puede —a su discreción— no proceder con la oferta de empleo. Si la negativa ocurre para una verificación de identidad o récord criminal en roles que acceden a datos de clientes, la Empresa podrá retirar la oferta, documentando la decisión.
4.3. — Base legal (Ley No. 172-13 y principios GDPR): El tratamiento de datos personales en el background check se basa en:
- El consentimiento expreso del candidato (Art. 6.1.a GDPR / Art. 7 Ley 172-13 adaptado);
- La necesidad contractual para evaluar la idoneidad del candidato (Art. 6.1.b GDPR).
4.4. Los datos recopilados en el proceso de background check solo se usarán para la evaluación del candidato para el rol específico para el que aplica. No se reutilizarán para otros fines.
5. Selección de Proveedor
5.1. La verificación puede realizarse:
- Internamente: el Gerente o el asesor legal contacta directamente las fuentes (Procuraduría, ex-empleadores, instituciones educativas). Adecuado para equipos pequeños.
- Mediante proveedor especializado: empresa de background check (ej. HireRight, Checkr, o equivalente local dominicano) bajo contrato con DPA firmado, conforme a la
infosec-policysección 7.
5.2. Si se usa proveedor externo:
- Debe firmar un Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA) antes de acceder a datos del candidato;
- Sus prácticas de seguridad de la información deben ser evaluadas antes de la contratación;
- Los resultados que transmita deben estar cifrados en tránsito.
6. Plazo y Timing
6.1. El background check se inicia después de que se haga una oferta condicional al candidato (conditional offer), no antes. Esto protege al candidato de que la verificación afecte su proceso de entrevistas y reduce el riesgo de uso discriminatorio de los resultados.
6.2. — Plazo estándar: la verificación estándar se completa en 5 a 10 días hábiles. La verificación extendida o internacional puede tomar hasta 15 días hábiles.
6.3. Si el proceso de verificación se extiende más allá del plazo esperado, el Gerente puede decidir permitir que el candidato inicie en un rol con accesos limitados (sin acceso a datos de clientes ni a producción) mientras se completa la verificación. Esta decisión debe documentarse por escrito.
7. Criterios de Evaluación
7.1. Los resultados del background check se evalúan en su contexto integral. Un hallazgo negativo no implica automáticamente la descalificación del candidato. Se consideran:
- Naturaleza del hallazgo: la gravedad del incidente, delito o inconsistencia encontrada;
- Antigüedad: cuánto tiempo atrás ocurrió el hecho;
- Relevancia directa para el rol: si el hallazgo tiene relación directa con las responsabilidades del puesto;
- Evidencia de rehabilitación o cambio: declaración del candidato y contexto;
- Impacto en clientes, datos o sistemas: qué riesgo representa concreto el hallazgo para las operaciones de Lawra.
7.2. La decisión final es del Gerente, con opinión del asesor legal cuando el hallazgo sea de naturaleza legal o penal.
7.3. Criterios de Descalificación Automática
Los siguientes hallazgos dan lugar a descalificación automática, salvo revisión extraordinaria con aprobación de la Asamblea:
- Condena firme e irrevocable por delitos contra la propiedad (fraude, estafa, apropiación indebida, robo) en los últimos 7 años;
- Condena firme por delitos de alta tecnología (Ley No. 53-07 dominicana) o equivalente;
- Aparición en listas de sanciones internacionales (OFAC, ONU, INTERPOL) o en la lista UAF (R.D.);
- Falsedad comprobada en datos materiales del currículum (identidad, títulos, empleadores) que no hayan sido reconocidos proactivamente por el candidato;
- Condena por delitos de violencia o acoso laboral/sexual en los últimos 10 años.
8. Procedimiento de Acción Adversa
Si los resultados del background check llevan a Lawra a considerar retirar la oferta o descalificar al candidato, se sigue el siguiente proceso:
8.1. — Pre-adverse action notice: antes de tomar la decisión final, se notifica al candidato por escrito:
- Los hallazgos específicos que generan preocupación;
- Su derecho a revisar los resultados completos del background check;
- Su derecho a presentar explicación o contexto adicional dentro de 5 días hábiles.
8.2. — Período de respuesta: el candidato dispone de 5 días hábiles para presentar explicaciones, correcciones o evidencia adicional. Lawra evalúa la respuesta antes de tomar la decisión final.
8.3. — Adverse action notice: si la decisión final es no proceder, se notifica al candidato por escrito indicando:
- Que la decisión se basó (total o parcialmente) en el resultado del background check;
- El nombre y datos de contacto del proveedor que realizó la verificación (si aplica);
- El derecho del candidato a solicitar copia del reporte al proveedor.
8.4. La documentación del proceso de acción adversa se archiva durante 3 años.
9. Protección de Datos y Retención
9.1. Los datos personales del candidato recopilados durante el background check son datos sensibles bajo la Ley No. 172-13 y se tratan con el nivel de protección correspondiente.
9.2. — Retención:
- Si el candidato es contratado: los resultados del background check se archivan en el expediente de RRHH durante la vida laboral más 5 años post-terminación.
- Si el candidato no es contratado: los datos del background check se eliminan a los 6 meses de la decisión adversa, excepto la documentación del proceso de acción adversa (3 años).
9.3. Los resultados del background check son estrictamente confidenciales y solo accesibles para el Gerente y el asesor legal. No se comparten con el comité de entrevistas ni con otros miembros del equipo.
9.4. El candidato puede ejercer sus derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación, oposición) conforme al workflow-arco.
10. Verificaciones Periódicas para Empleados Actuales
10.1. En casos específicos, la Empresa puede realizar verificaciones periódicas para empleados activos:
- Ascenso a rol con acceso materialmente elevado (producción, datos financieros, datos de clientes sensibles);
- Requerimiento de cliente Enterprise como condición contractual;
- Indicios razonables documentados de conducta que amerite revisión.
10.2. Las verificaciones periódicas requieren consentimiento del empleado. La negativa a dar consentimiento en los contextos del numeral anterior podrá tomarse en cuenta para la decisión de ascenso, sin consecuencias punitivas adicionales.
11. Sanciones por Incumplimiento
11.1. Iniciar un background check sin el consentimiento informado del candidato es una violación grave de esta política y de la Ley No. 172-13, y puede dar lugar a:
- Acciones correctivas internas para la persona responsable;
- Responsabilidad legal de la Empresa por tratamiento ilícito de datos personales.
11.2. El uso de resultados del background check para discriminación por categorías protegidas (género, raza, religión, etc.) constituye una violación de la Constitución de la República Dominicana y del Código de Trabajo.
12. Revisión Periódica
12.1. Esta política se revisa anualmente o ante cambios materiales en la normativa de datos personales o laborales. La revisión es responsabilidad del Gerente con apoyo del asesor legal.
Próxima revisión: [fecha de adopción + 12 meses].
Referencias Normativas
- Ley No. 172-13 — Protección de Datos Personales (R.D.)
- GDPR Arts. 5, 6, 9 — Principios y bases legales de tratamiento (aplicable a candidatos residentes en la UE)
- Ley No. 16-92 — Código de Trabajo (R.D.) — no discriminación (Arts. 47, 194)
- Ley No. 53-07 — Crímenes y Delitos de Alta Tecnología (R.D.)
- Ley No. 155-17 — Anti-Lavado de Activos (R.D.) — listas PEP y sanciones
- OFAC / ONU / INTERPOL — Listas de sanciones internacionales
- NIST SP 800-53 — Access Control (AC-2) — idoneidad del personal
Adoptada por la Asamblea General de Socios de LAWRA, S.R.L. en fecha [__], conforme consta en el Libro de Actas.
Por LAWRA, S.R.L. — Gerente
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