Workflow de Offboarding

Runbook operativo. Define paso a paso qué debe ejecutarse cuando un miembro del equipo se separa de Lawra, ya sea por renuncia voluntaria, terminación con o sin justa causa, o conclusión de contrato a plazo. Protege a la Empresa, al empleado saliente y a los clientes. Versión: 1.0.

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1. Propósito y Alcance

1.1. Un proceso de Offboarding bien ejecutado:

• Protege los sistemas y datos de la Empresa ante acceso no autorizado post-separación;
• Garantiza la recuperación de activos corporativos;
• Asegura el cumplimiento de las obligaciones laborales (prestaciones, nómina final);
• Preserva el conocimiento operativo de la Empresa;
• Activa y documenta las obligaciones post-empleo del saliente (confidencialidad, no competencia).

1.2. Aplica a todos los empleados (renuncia, terminación, fin de contrato a plazo determinado) y a contratistas con acceso a sistemas o datos de la Empresa. Para contratistas, aplican las secciones de accesos y datos; las secciones laborales se adaptan a lo pactado en el contrato de servicios.

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2. Propietarios del Proceso

Rol	Responsable
Dueño del proceso	Gerente (Carlos Miranda Levy)
Revocación de accesos	CTO (Luishy Medina)
Cálculo de prestaciones	Gerente + Contador externo
Obligaciones legales post-empleo	Tanya Mejía-Ricart / Ana Carolina Blanco
Entrevista de salida	Gerente
Transferencia de conocimiento	Supervisor directo del saliente

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3. Trigger — Tipos de Separación

Tipo	Descripción	Urgencia de revocación de accesos
Renuncia voluntaria	El empleado notifica por escrito su renuncia con preaviso legal	Al último día de trabajo (o antes si hay acuerdo)
Terminación sin justa causa	La Empresa decide terminar el contrato sin causa atribuible al empleado	Inmediata al notificarse la terminación
Terminación con justa causa	La Empresa termina por causa establecida en Art. 88 del Código de Trabajo	Inmediata al notificarse la terminación
Fin de contrato a plazo	El contrato determinado llega a su término natural	Con 5 días hábiles de anticipación
Conclusión de contrato de contratista	Termina la prestación de servicios	Inmediata al último día del contrato
Fallecimiento	El empleado fallece	Inmediata; coordinar con familia para activos

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4. Day 0 — Día de la Separación Efectiva

Para renuncia voluntaria, Day 0 es el último día trabajado. Para terminaciones involuntarias, Day 0 es el momento mismo de la notificación.

4.1. Notificación Formal (Responsable: Gerente)

• Carta de terminación o aceptación de renuncia entregada por escrito al empleado (con acuse de recibo)
• Si es terminación: especificar si es con o sin justa causa; fundamentar las causales si aplica
• Comunicación interna al equipo (versión discreta, sin detalles confidenciales) coordinada por el Gerente

4.2. Revocación Inmediata de Accesos (Responsable: CTO — SLA: 2 horas desde la notificación)

Conforme a la Política de Control de Acceso (access-control-policy, sección 7):

• Google Workspace: suspender cuenta (no eliminar — retener datos durante 30 días)
• GitHub: remoción de todos los repositorios y la organización
• Firebase Console / GCP: revocar todos los accesos y tokens de servicio asociados al usuario
• Slack: desactivar cuenta
• Notion / documentación interna: revocar acceso
• Password manager (1Password / Bitwarden): remoción de bóvedas compartidas
• AI Suite / herramientas internas de Lawra: revocar sesiones activas
• Contraseñas compartidas (si las hubiere): rotar inmediatamente
• MFA: revocar dispositivos de autenticación asociados
• VPN / acceso remoto (si aplica): revocar certificados

Principio crítico: La revocación no puede esperar a que se completen otras formalidades. Si hay dudas sobre si ejecutar ahora o después, la política por defecto es revocar ahora y documentar.

4.3. Devolución de Equipos (Responsable: CTO + Gerente)

• Lista de activos asignados generada desde el inventario (laptop, monitor, periféricos, tokens de seguridad, tarjetas de acceso)
• Acordar fecha, hora y método de devolución (en persona o envío postal con seguro si trabajo remoto)
• Confirmar estado físico del equipo al recibirlo; documentar daños si los hubiere
• Firmar Acta de Devolución de Activos

4.4. Entrevista de Salida (Responsable: Gerente — 30–45 min)

• Realizar entrevista de salida (ver cuestionario estándar en Apéndice)
• Recoger retroalimentación sobre el equipo, la cultura, las herramientas y el rol
• Documentar puntos de mejora para uso interno; la entrevista es confidencial y no se comparte sin consentimiento del saliente
• Si fue terminación con justa causa: la entrevista es opcional y se realiza solo si ambas partes lo acuerdan

4.5. Conocimiento de Transición (Responsable: Supervisor directo)

Para renuncias voluntarias y fin de contrato, el proceso de transferencia idealmente comienza con el preaviso. Para terminaciones involuntarias, debe ejecutarse en el Day 0 con lo que sea razonablemente posible.

• Inventario de proyectos activos del saliente: estado, próximos pasos, dependencias
• Documentación de procesos clave que el saliente lleva en la cabeza: wikis, Notion, comentarios en código
• Identificación de contactos clave de clientes o proveedores que manejaba el saliente; notificación interna de cambio de responsable
• Traspaso de repositorios, carpetas y chats relevantes al supervisor o sucesor

4.6. Recordatorio de Obligaciones Post-Empleo (Responsable: Asesoría Legal)

• El saliente recibe por escrito un recordatorio de obligaciones vigentes:
  • Confidencialidad / NDA — vigente de por vida para secretos comerciales, y por el período pactado para información confidencial
  • No competencia — período y alcance geográfico conforme al contrato
  • No captación de clientes / empleados — período pactado
  • Devolución de cualquier material confidencial que pudiera retener
• El saliente firma el Acuse de Recibo del Recordatorio de Obligaciones

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5. Day +1 a Day +5 — Verificaciones Post-Salida

5.1. Wipe y Verificación de Datos (Responsable: CTO — completar antes del Day +3)

• Laptop corporativa devuelta: borrado seguro conforme a NIST SP 800-88 (o equivalente)
• Confirmación de que no hay datos corporativos residuales en dispositivos personales del saliente (certificación por escrito del saliente, ver Acta de Devolución)
• Revisión de logs de actividad de los últimos 30 días del saliente para detectar exfiltración de datos anómala (descarga masiva de documentos, acceso inusual a información sensible)
• Si se detecta actividad anómala: escalar al Gerente y activar incident-response-plan

5.2. Gestión de la Cuenta de Correo Corporativa (Responsable: CTO)

• Cuenta de Google Workspace en estado suspendido (primeros 30 días)
• Regla de reenvío activa durante los primeros 30 días: correos entrantes redirigidos al supervisor directo o al Gerente
• Mensaje automático de respuesta activado informando que el correo ya no está operativo y proporcionando el nuevo contacto
• Día +31: eliminación definitiva de la cuenta (con backup de correos archivados en Google Vault si aplica)

5.3. Cuentas de Servicios de Terceros (Responsable: CTO)

• Verificar si el saliente tenía acceso a cuentas de terceros en nombre de la Empresa (AWS, GCP, Stripe, HubSpot, dominios, redes sociales, etc.)
• Revocar acceso y transferir ownership a otro miembro del equipo
• Actualizar las credenciales compartidas que el saliente conocía

5.4. Cálculo y Pago de Prestaciones (Responsable: Gerente + Contador)

Conforme al Código de Trabajo dominicano (Ley No. 16-92):

5.4.1. — Terminación sin justa causa:

• Preaviso: si la Empresa no dio preaviso, pagar el equivalente en dinero (Art. 76: 28 días tras el primer año)
• Cesantía: 23.33 días de salario por año de servicio (Art. 80)
• Asistencia económica: 21 días de salario por año (Art. 82)
• Vacaciones proporcionales no disfrutadas
• Participación proporcional en beneficios (utilidades) del período trabajado
• Salarios pendientes hasta la fecha de terminación

5.4.2. — Terminación con justa causa:

• Salarios pendientes hasta la fecha de terminación
• Vacaciones proporcionales no disfrutadas
• Participación proporcional en beneficios del período trabajado
• No aplica cesantía ni asistencia económica

5.4.3. — Renuncia voluntaria:

• Salarios pendientes hasta la fecha de terminación

• Vacaciones proporcionales no disfrutadas

• Participación proporcional en beneficios del período trabajado

• No aplica cesantía ni asistencia económica (salvo pacto en contrario)

• Liquidación formal generada con todos los rubros detallados, firmada por el empleado como recibo de conformidad

• Pago realizado en el plazo legal (dentro de los 10 días laborables siguientes a la terminación, conforme a práctica y Art. 202 CT)

5.5. Desafiliación de Seguridad Social (Responsable: Gerente)

• Notificación de baja al TSS (Tesorería de la Seguridad Social) en el período reglamentario
• Confirmación de baja del SDSS generada y archivada en el expediente del empleado

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6. Day +30 — Cierre Definitivo

6.1. Verificaciones Finales (Responsable: Gerente)

• Todos los activos han sido devueltos o se ha documentado el saldo pendiente
• Cuenta de correo eliminada (o archivada en Google Vault)
• Todos los accesos confirmados revocados mediante revisión del log de accesos
• Prestaciones y liquidación pagadas y firmadas
• Expediente RRHH del empleado cerrado y archivado (retención: 5 años post-terminación)

6.2. Activación de Períodos de No Competencia y No Captación (Responsable: Asesoría Legal)

• Recordatorio formal enviado al empleado saliente (carta o correo firmado) del inicio del período de no competencia y no captación conforme al contrato
• Fecha de inicio del período anotada en el expediente
• Si hay indicios de incumplimiento: notificar al equipo legal para acción inmediata

6.3. Reporte al Registro ESOP (Responsable: Gerente)

• Estado del Participante en el Registro ESOP actualizado:
  • Si Good Leaver: Opciones devengadas marcadas como ejercibles por 90 días; no devengadas canceladas
  • Si Bad Leaver: Todas las Opciones canceladas y retornadas al Pool
• Carta de confirmación de estatus ESOP enviada al saliente

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7. Apéndice — Cuestionario de Entrevista de Salida

Las respuestas son confidenciales y se usan únicamente para mejora interna.

1. ¿Cuál fue tu razón principal para salir?
2. ¿Qué aspectos de tu trabajo / del equipo / de la cultura encontraste más positivos?
3. ¿Qué aspectos cambiarías si pudieras?
4. ¿Sentiste que tuviste los recursos y apoyo necesarios para hacer bien tu trabajo?
5. ¿Cómo describirías el nivel de comunicación interna?
6. ¿Considerarías volver a Lawra en el futuro bajo circunstancias diferentes?
7. ¿Hay algo importante que no se le diga normalmente a la gerencia y que deberíamos saber?

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8. Registro y Auditoría (SOC 2 Control)

8.1. Cada Offboarding genera un ticket de cierre que documenta:

• Nombre, rol y fecha de separación;
• Tipo de separación (voluntaria / involuntaria / fin de contrato);
• Lista de accesos revocados con fecha y hora;
• Activos devueltos con acuse;
• Liquidación pagada (monto y fecha);
• Resultado de la revisión de logs de actividad;
• Estado ESOP resultante.

8.2. Este registro es un control SOC 2 (CC6.2 y CC6.3 — Logical Access / Termination) y debe mantenerse por 5 años post-terminación.

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Referencias

• onboarding-offboarding-policy — Política de gobernanza del proceso
• access-control-policy — Desprovisión de accesos (sección 7)
• incident-response-plan — Si se detecta exfiltración de datos
• plan-esop — Tratamiento de Opciones post-terminación
• nda-empleados — NDA + No Competencia + IP
• Ley No. 16-92 — Código de Trabajo (Arts. 76, 80, 82, 88, 202 y concordantes)
• NIST SP 800-88 — Guidelines for Media Sanitization

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Adoptado por la Gerencia de LAWRA, S.R.L. en fecha [__]. Próxima revisión: [fecha + 12 meses].

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Por LAWRA, S.R.L. — Gerente