Workflow de Onboarding — Day 0 a Day 30

Runbook operativo. Define paso a paso qué debe ocurrir desde que una persona acepta una oferta hasta que completa su primer mes en Lawra. Cada ítem tiene un propietario y un plazo. Basado en la Política de Onboarding/Offboarding (onboarding-offboarding-policy). Versión: 1.0.

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1. Propósito y Alcance

1.1. Este workflow garantiza que todo nuevo miembro del equipo:

• Tenga sus documentos legales firmados antes de acceder a sistemas;
• Reciba los accesos correctos, ni más ni menos, desde el primer día;
• Entienda la cultura, las políticas y sus responsabilidades antes de su primera entrega;
• Tenga un primer mes estructurado que maximice su éxito a largo plazo.

1.2. Aplica a todos los nuevos empleados a tiempo completo y a tiempo parcial. Para contratistas, aplica el tramo Day 0 y partes del Day 1 (documentos + accesos); el resto se adapta según el alcance del contrato.

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2. Propietarios del Proceso

Rol	Responsable
Dueño del proceso	Gerente (Carlos Miranda Levy)
Punto de contacto de IT / Accesos	CTO (Luishy Medina)
Documentación legal	Tanya Mejía-Ricart / Ana Carolina Blanco
Buddy asignado	Miembro senior del equipo del mismo área (designado antes del Day 1)
Supervisor directo	Jefe inmediato del nuevo miembro

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3. Day 0 — Oferta Aceptada (antes de la fecha de inicio)

Ventana: desde la aceptación de la oferta hasta el día anterior al primer día de trabajo.

3.1. Documentación Legal (Responsable: Gerente + Asesoría Legal)

• Contrato de Trabajo Individual firmado (ambas partes) — contrato-trabajo
• NDA + No Competencia + Asignación de IP firmado — nda-empleados
• Carta de Concesión ESOP firmada (si aplica) — plan-esop
• Formulario de datos personales (cédula, RNSS, cuenta bancaria, dirección) recibido y archivado en el expediente de RRHH
• Afiliación al SDSS (Seguro Social) iniciada con los datos del trabajador — plazo legal: antes del primer día

3.2. Verificación de Antecedentes (Responsable: Gerente)

• Proceso de background check completado o en curso conforme a background-check-policy
• Resultado del background check archivado en expediente (confidencial)
• Si el check está pendiente: decisión documentada de si se permite inicio condicional (solo para roles no críticos de seguridad, con aprobación explícita del Gerente)

3.3. Equipos y Acceso Lógico (Responsable: CTO)

• Equipo asignado o confirmado: laptop corporativa, periféricos necesarios
• Equipo configurado: disco cifrado activado, antivirus instalado, MFA configurado en OS
• Cuenta de Google Workspace creada: {nombre}.{apellido}@lawra.io (o alias equivalente)
• Contraseña temporal comunicada por canal seguro; instrucciones de primer login enviadas
• Ticket de provisión de accesos abierto en el sistema de gestión (Google Workspace Admin, GitHub, Firebase, Notion, etc.) — accesos se activarán el Day 1 mañana

3.4. Coordinación de Onboarding (Responsable: Gerente)

• Buddy asignado — nombre comunicado al nuevo miembro por correo
• Calendario del primer día enviado: reuniones confirmadas, horarios, canales de comunicación
• Acceso al handbook / documentación interna pendiente de activación (se da Day 1)
• Mensaje de bienvenida del equipo enviado (Slack / correo)

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4. Day 1 — Primer Día

4.1. Orientación (Responsable: Gerente — 60-90 min)

• Sesión de bienvenida con el Gerente: misión, visión, cultura de Lawra
• Recorrido de herramientas principales (Google Workspace, Slack, Notion, GitHub, Linear / Jira según rol)
• Explicación de canales de comunicación: cuándo usar correo vs. Slack vs. reunión
• Presentación del equipo (sesión o llamada grupal de 15 min)
• Presentación del Buddy asignado — Buddy coordina el almuerzo (virtual o presencial) del primer día

4.2. Provisión de Accesos (Responsable: CTO)

Conforme a la Política de Control de Acceso (access-control-policy) y la matriz de roles:

• Google Workspace: activado y funcional
• Slack: canal general + canal de equipo + DMs relevantes
• GitHub: añadido al org, repositorios asignados al rol (ver tabla por track)
• Notion / Documentación interna: acceso a espacios del equipo
• Password manager corporativo (1Password / Bitwarden): invitación enviada, bóveda compartida del equipo accesible

Accesos NO otorgados en Day 1 sin aprobación adicional: acceso admin a Firebase Console / GCP, acceso a producción, datos de clientes reales (se otorgan tras completar la capacitación de seguridad y conforme al nivel de rol).

4.3. Capacitación de Seguridad (Responsable: CTO — 45 min)

• Security onboarding: cobertura de la infosec-policy y access-control-policy
• Configuración de MFA en todas las cuentas (Authenticator app obligatoria, no SMS)
• Configuración de password manager — primera bóveda personal corporativa
• Lectura y firma del Reglamento Interno (reglamento-interno) — acuse de recibo formal
• Introducción al manejo de datos confidenciales de clientes

4.4. Check-in de cierre del Día 1 (Responsable: Buddy — 15 min)

• ¿Tiene todo lo que necesita para empezar?
• ¿Hay algún acceso que falta?
• ¿Tiene preguntas sobre cultura / herramientas?

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5. Day 7 — Primera Semana Completa

5.1. Revisión de Avance (Responsable: Supervisor directo — 30 min)

• Check-in de bienestar y adaptación
• Revisión del primer entregable asignado (ver track-específico)
• Ajuste de prioridades si es necesario
• Confirmación de que todos los accesos funcionan correctamente

5.2. Administrativa

• Confirmación de afiliación SDSS completada (TSS recibido del sistema)
• Cuenta bancaria registrada en Contabilidad para nómina
• Número de empleado asignado al expediente de RRHH

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6. Day 30 — Revisión del Período de Prueba

6.1. Sesión Formal de Revisión (Responsable: Gerente + Supervisor — 60 min)

• Evaluación del desempeño del primer mes: entregables completados, calidad del trabajo, integración al equipo
• Retroalimentación bidireccional: el nuevo miembro también comparte su experiencia
• Confirmación o ajuste de la continuidad (el período de prueba en el Código de Trabajo dominicano puede ser de hasta 3 meses — Art. 26)
• Establecimiento de objetivos del próximo trimestre

6.2. Checklist de Completitud

• Todos los documentos del expediente de RRHH están firmados y archivados
• Todos los accesos asignados están documentados en el log de accesos (access-control-policy sec. 5.6)
• Capacitación de seguridad completada y confirmada
• Afiliación SDSS activa y comprobada
• Si aplica: Carta de Concesión ESOP firmada y archivada
• El nuevo miembro tiene claro su rol, objetivos y métricas de éxito del próximo trimestre

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7. Tracks por Rol

7A. Track Ingeniería

Accesos adicionales Day 1:

• GitHub: repositorios del área asignada (read inicialmente; write tras revisión de código inicial)
• Firebase Console: entorno de desarrollo/staging (no producción hasta mes 2)
• Linear / Jira: proyecto asignado

Primer entregable (Day 7):

• Pull request pequeño revisado y mergeado, o tarea de documentación técnica completada

Capacitaciones específicas:

• Secure SDLC Policy (en elaboración — Sprint 7)
• Convenciones de código + proceso de code review de Lawra
• Arquitectura del sistema: Firebase + Astro + Svelte

7B. Track Legal

Accesos adicionales Day 1:

• Carpeta compartida de documentos legales en Google Drive (nivel internal, no confidential hasta aprobación)
• Notion: espacio legal + plantillas

Primer entregable (Day 7):

• Revisión de un documento de la suite de incorporation o análisis de una jurisprudencia relevante

Capacitaciones específicas:

• Aviso Legal sobre IA (aviso-legal-ia)
• DPA Cliente y obligaciones como Encargado de Datos
• Flujo ARCO (workflow-arco)

7C. Track Comercial / Customer Success

Accesos adicionales Day 1:

• CRM (HubSpot u equivalente) — pipeline del área
• Notion: playbooks de ventas, casos de uso, pricing

Primer entregable (Day 7):

• Resumen de los primeros 3 clientes activos o leads prioritarios, con propuesta de acción

Capacitaciones específicas:

• Términos y Condiciones (terminos-condiciones) y AUP (aup)
• Master Subscription Agreement Enterprise (master-subscription-enterprise) — puntos clave de negociación
• Política de precios y descuentos vigente

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8. Registro y Auditoría (SOC 2 Control)

8.1. Cada Onboarding genera un ticket de registro en el sistema de gestión (o hoja maestra de RRHH), que documenta:

• Nombre y rol del nuevo miembro;
• Fecha de inicio;
• Documentos firmados (con fecha);
• Accesos provisionados (con fecha y aprobador);
• Resultado del background check (archivado por separado, acceso restringido);
• Resultado de la revisión de Day 30.

8.2. Este registro es un control SOC 2 (CC6.2 — Logical Access) y debe mantenerse durante la vida laboral del empleado más 5 años post-terminación.

8.3. El Gerente revisa el log de Onboardings trimestralmente para verificar completitud.

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9. Excepciones

9.1. Si por urgencia operativa un nuevo miembro necesita accesos antes de completar todos los documentos, el Gerente debe:

• Documentar la excepción por escrito;
• Limitar los accesos al mínimo necesario para la tarea urgente;
• Garantizar que todos los documentos legales se firmen dentro de los 3 días hábiles siguientes.

9.2. Las excepciones al proceso de background check se rigen por la background-check-policy.

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Referencias

• onboarding-offboarding-policy — Política de gobernanza del proceso
• access-control-policy — Provisión y gestión de accesos
• background-check-policy — Verificación de antecedentes
• infosec-policy — Seguridad de la información
• reglamento-interno — Reglamento de Trabajo
• nda-empleados — NDA + IP Assignment
• contrato-trabajo — Contrato de Trabajo Individual
• Ley No. 16-92 — Código de Trabajo (Arts. 26, 129 y concordantes)
• Ley No. 87-01 — Seguridad Social (afiliación obligatoria)

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Adoptado por la Gerencia de LAWRA, S.R.L. en fecha [__]. Próxima revisión: [fecha + 12 meses].

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Por LAWRA, S.R.L. — Gerente