Workflow: Pipeline Enterprise (Handshake → NDA → MSA → OF → Kickoff)
Runbook comercial y legal. Define el proceso de ventas Enterprise de LAWRA, S.R.L. desde el primer contacto hasta el kickoff del cliente, asegurando que cada stage tenga criterios de avance claros, la documentación legal necesaria y los actores correctos involucrados. Aprobado por la Asamblea en [__]. Versión: 1.0.
1. Trigger
- Inbound: solicitud de Demo o contacto Enterprise desde
lawra.io/contactoenterprise@lawra.io. - Outbound: prospección directa del Gerente o CCO (congresos, redes, referidos de socios existentes).
- Referido: un cliente o socio existente presenta a un prospecto.
- Upsell: cliente Basic o Premium que supera el umbral de uso y califica para Enterprise.
2. Roles y Responsabilidades (RACI)
| Stage | Responsable | Aprobador | Consultado | Informado |
|---|---|---|---|---|
| Calificación del lead | Ydarlis Cabrera (CCO) | Carlos Miranda Levy | — | — |
| Demo y discovery | Carlos Miranda Levy + CCO | — | Luishy Medina | Tanya |
| NDA | Tanya Mejía-Ricart | Carlos Miranda Levy | — | CCO |
| Propuesta técnica y comercial | Carlos Miranda Levy | — | Luishy | Tanya, CCO |
| Negociación MSA | Tanya + Ana Carolina Blanco | Carlos Miranda Levy | — | CCO |
| Aprobación del MSA final | Carlos Miranda Levy | Asamblea (si >$50K ARR) | Tanya + Ana Carolina | CCO |
| Order Form | Tanya Mejía-Ricart | Carlos Miranda Levy | CCO | — |
| DPA (si aplica) | Tanya Mejía-Ricart | Carlos Miranda Levy | — | CCO |
| Kickoff y onboarding | Ydarlis Cabrera (CCO) | — | Luishy | Carlos |
| Seguimiento y adopción | CCO (CSM) | — | — | Carlos |
3. Descripción de los 5 Stages
Stage 1 — Handshake / Calificación (Day 0–7)
Objetivo: Determinar si el prospecto es un cliente Enterprise viable antes de invertir tiempo en negociación.
Paso 1 — Registro del lead: CCO registra el lead en el CRM con: nombre de la organización, contacto, fuente (inbound / outbound / referido), sector (firma de abogados, departamento legal corporativo, institución pública, academia), tamaño estimado del equipo legal, jurisdicción principal.
Paso 2 — Calificación BANT: CCO califica el lead usando el framework BANT:
- Budget: ¿tienen presupuesto para una solución Enterprise (>$[precio base Enterprise]/año)?
- Authority: ¿el contacto tiene poder de decisión o acceso al tomador de decisiones?
- Need: ¿hay una necesidad de negocio real y urgente que Lawra resuelve?
- Timeline: ¿esperan implementar en los próximos 3–6 meses?
Criterio de avance: lead con al menos 3 de 4 criterios BANT cumplidos avanza al Stage 2. Si no califica, CCO ofrece un trial Basic/Premium y agenda seguimiento en 3 meses.
Paso 3 — Asignación de AE (Account Executive): Para el tamaño actual de LAWRA, Carlos Miranda Levy actúa como AE principal para cuentas Enterprise. CCO hace warm handoff en una llamada de introducción.
Stage 2 — NDA + Discovery (Day 7–14)
Objetivo: Proteger la información confidencial de ambas partes y profundizar en las necesidades del cliente.
Paso 4 — Firma del NDA bilateral: Antes de presentar demos en profundidad, pricing detallado o funcionalidades no públicas, Tanya envía el NDA bilateral estándar de LAWRA. El NDA cubre:
- Información confidencial de ambas partes (producto, estrategia, pricing, datos del cliente).
- Plazo: vigencia de las negociaciones + 2 años.
- No impone exclusividad ni obligación de contratar.
SLA del NDA: el NDA se envía dentro de las 48 horas de la calificación. Si el cliente tiene su propio NDA, Tanya lo revisa y redlinea en un plazo máximo de 3 días hábiles.
Paso 5 — Demo y sesión de discovery: Carlos Miranda Levy o CCO conduce una demo personalizada (30–60 minutos). Temas clave de discovery:
- Tamaño del equipo legal y estructura.
- Tipos de trabajo legal (litigación, transaccional, compliance, consultoría).
- Herramientas actuales y pain points.
- Volumen de documentos / casos / investigaciones por mes.
- Requerimientos de integración (SSO, sistemas de gestión de casos existentes).
- Requerimientos de seguridad y privacidad (SOC 2, GDPR, ISO 27001, DPA propio).
- Jurisdicciones de los datos del cliente.
- SLA esperado (uptime, soporte, tiempo de respuesta).
Criterio de avance: el cliente manifiesta interés concreto en contratar y solicita propuesta.
Stage 3 — Propuesta + Negociación MSA (Day 14–35)
Objetivo: Presentar la propuesta técnica-comercial y negociar el MSA hasta el texto final acordado.
Paso 6 — Propuesta técnica y comercial: Carlos Miranda Levy prepara y envía la propuesta dentro de los 3 días hábiles post-discovery. La propuesta incluye:
- Descripción de la solución y módulos contratados.
- Número de licencias / asientos.
- Precio anual (ARR) y desglose mensual.
- SLA comprometido (uptime, tiempo de respuesta de soporte).
- Alcance de la integración técnica (si aplica).
- Resumen del DPA y compromisos de privacidad.
- Validez de la propuesta: 15 días calendario.
- CTA: “Para avanzar, nos enviáis vuestro MSA o utilizamos el nuestro como base.”
Paso 7 — Selección de template de MSA: El cliente puede optar por:
- Usar el MSA de LAWRA como base (preferido — más rápido, ya negociado internamente).
- Usar el MSA del cliente — Tanya revisa y redlinea.
En ambos casos, Tanya lidera la revisión con la asistencia de Ana Carolina Blanco cuando hay IP, entertainment law u otros aspectos especializados.
Paso 8 — Negociación del MSA (máximo 3 rondas de redline): Temas negociables:
- Plazo del contrato y renovación automática.
- SLA personalizado (uptime, tiempos de respuesta, penalidades por incumplimiento).
- Limitación de responsabilidad (cap por contrato).
- Ley aplicable y foro de resolución de disputas.
- Cláusula de auditoría del cliente.
- Términos de terminación y cancelación.
Temas no negociables:
- Ley de Protección de Datos aplicable (Ley 172-13, GDPR si aplica) — LAWRA no puede asumir obligaciones de Responsable de tratamiento en lugar del cliente.
- DPA estándar de LAWRA o equivalente equivalente (el DPA es obligatorio si el cliente está en jurisdicción con ley de datos).
- Jurisdicción de los datos (solo servidores de sub-procesadores pre-aprobados).
- Prohibición de que el cliente utilice la plataforma para usos prohibidos por el AUP.
Si el MSA no cierra en 3 rondas, Carlos Miranda Levy evalúa continuar o cerrar la oportunidad.
Decisión A: ¿El MSA cierra en ≤ 3 rondas?
- Sí → Continuar al Stage 4.
- No → Evaluar con Carlos si el deal merece una ronda adicional o se declina.
Criterio de avance: texto final del MSA acordado por ambas partes.
Stage 4 — Order Form y Documentos de Cierre (Day 35–45)
Objetivo: Formalizar el contrato ejecutable y asegurar que todos los documentos de cierre están firmados.
Paso 9 — Preparación del Order Form (OF): Tanya prepara el Order Form que incorpora el MSA firmado. El OF especifica:
- Fecha de inicio del contrato.
- Duración (12 o 24 meses, renovación automática).
- Módulos / productos contratados.
- Número de asientos / licencias.
- Precio total, moneda y condiciones de pago (anual por adelantado, semestral, etc.).
- Créditos o descuentos acordados.
- Hitos de implementación (si aplica).
- Contacto técnico y de facturación del cliente.
Paso 10 — DPA: Si el cliente está en jurisdicción con ley de datos aplicable (UE, Brasil, R.D. para sus propios datos, etc.), Tanya adjunta el DPA estándar de LAWRA (o el DPA negociado si el cliente lo solicitó). El DPA se firma de forma separada pero se incorpora por referencia al OF.
Paso 11 — Firma del paquete de cierre: Se firma digitalmente (DocuSign o equivalente) el paquete:
- MSA (si aún no se firmó como paso previo).
- DPA (si aplica).
- Order Form.
Todos los documentos quedan almacenados en /contratos/enterprise/{cliente}/ con el nombre del archivo y la fecha.
Paso 12 — Facturación / pago inicial: Una vez firmado el OF, el equipo financiero emite la factura inicial. Para contratos anuales prepagados, el pago se recibe antes del kickoff. Para contratos con pago mensual, el primer mes se recibe dentro de los 5 días de la firma.
Criterio de avance: documentos firmados y pago inicial confirmado (o garantía de pago en caso de condiciones contractuales acordadas).
Stage 5 — Kickoff (Day 45–55)
Objetivo: Activar técnicamente al cliente y alinearse en expectativas para garantizar adopción.
Paso 13 — Provisión técnica: Luishy ejecuta la provisión del tenant Enterprise (ver Workflow: Customer Onboarding, orden 52, Stage Enterprise, Paso 7).
Paso 14 — Reunión de kickoff: CCO convoca la sesión de kickoff (60–90 minutos) con:
- Participantes de LAWRA: CCO (CSM), Carlos Miranda Levy (opcional para cuentas grandes), Luishy (si hay integración técnica).
- Participantes del cliente: project manager, administrador técnico, uno o dos usuarios finales clave.
Agenda del kickoff:
- Presentaciones y roles.
- Revisión del alcance contratado y del cronograma de implementación.
- Demo del acceso al workspace configurado.
- Configuración del SSO (si aplica).
- Plan de adopción: usuarios piloto, capacitación, calendario de check-ins.
- Canales de soporte: CSM dedicado, email de soporte Enterprise, SLA de respuesta.
- Próximos pasos y fechas.
Paso 15 — Follow-up post-kickoff (Day 55+): CCO envía el resumen del kickoff por email al cliente dentro de las 24 horas. Incluye: acuerdos alcanzados, próximos pasos, fechas y responsables.
Check-ins programados: Day 7, Day 30, Day 90 post-kickoff. Métricas de adopción monitoreadas en el CRM.
5. Puntos de Decisión
| Decisión | Opciones |
|---|---|
| A — Lead BANT: ≥ 3/4 criterios | Sí → Demo / No → Trial Basic/Premium + seguimiento |
| B — ¿Cliente solicita propuesta post-discovery? | Sí → Stage 3 / No → Oportunidad cerrada / perdida, documentar en CRM |
| C — ¿MSA cierra en ≤ 3 rondas? | Sí → OF / No → Carlos evalúa continuar o cerrar |
| D — ¿Pago recibido antes del kickoff? | Sí → kickoff / No → kickoff condicionado a confirmación bancaria (no se da acceso sin pago o garantía formal) |
6. Outputs / Artifacts
- Registro del lead en CRM con calificación BANT.
- NDA bilateral firmado.
- Propuesta técnica-comercial enviada.
- MSA final acordado y firmado.
- DPA firmado (si aplica).
- Order Form firmado.
- Factura y confirmación de pago.
- Workspace Enterprise configurado.
- Resumen del kickoff enviado al cliente.
7. Checklist Final
- Lead calificado (BANT ≥ 3/4) y registrado en CRM.
- NDA bilateral firmado antes de la demo profunda.
- Propuesta enviada dentro de 3 días hábiles post-discovery.
- MSA acordado en ≤ 3 rondas de redline.
- DPA preparado y firmado (si jurisdicción de datos aplica).
- Order Form firmado por ambas partes.
- Pago inicial recibido o garantía formal en mano.
- Workspace Enterprise provisionado.
- Kickoff realizado y resumen enviado en 24 horas.
- Check-ins Day 7 / 30 / 90 agendados.
- Documentos de cierre archivados en
/contratos/enterprise/{cliente}/.
8. Métricas / KPIs
| Métrica | Objetivo |
|---|---|
| Cycle time lead-to-kickoff | < 55 días calendario |
| Tasa de conversión: lead calificado → propuesta enviada | > 80 % |
| Tasa de conversión: propuesta → contrato cerrado | > 30 % |
| MSA cerrado en ≤ 3 rondas | > 80 % de deals |
| ARR promedio por cliente Enterprise | > $[objetivo ARR interno] |
| Adopción de usuarios a 30 días post-kickoff | > 40 % de asientos activos |
| Churn Enterprise en el primer año | < 10 % |
9. Referencias
- Master Service Agreement (MSA template LAWRA)
- Data Processing Agreement (DPA template LAWRA)
- Workflow: Customer Onboarding (orden 52) — para la provisión técnica Enterprise
- Política de Uso Aceptable (AUP)
- Workflow: Customer Churn / Offboarding (orden 53)
- Ley 172-13 (Protección de Datos, R.D.)
- GDPR Art. 28 (contratos con encargados del tratamiento)
10. Auditoría
| Registro | Retención | Evidencia SOC 2 |
|---|---|---|
| Calificación BANT en CRM | 3 años | CC2.2 — Internal communication |
| NDA firmado | Vigencia + 3 años | CC9.2 — Vendor management |
| MSA + DPA + Order Form firmados | Vigencia + 10 años | CC9.2 |
| Facturas y confirmaciones de pago | 10 años (obligación fiscal) | CC9.1 |
| Resúmenes de kickoff y seguimiento | 3 años | CC2.3 |
Adoptado por la Asamblea General de Socios en fecha [__]. Próxima revisión: [fecha + 12 meses].
Por LAWRA, S.R.L. — Gerente
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