Workflow: Distribución de Dividendos

Runbook corporativo y fiscal. Regula el proceso desde el cierre del ejercicio fiscal hasta la liquidación de dividendos a los socios de LAWRA, S.R.L., cumpliendo las disposiciones de la Ley 479-08, el Código Tributario (Ley 11-92) y las Normas Generales de la DGII sobre retención de ISR. Aprobado por la Asamblea en [__]. Versión: 1.0.

Nota de confidencialidad: Este workflow contiene información financiera y fiscal de acceso restringido a socios, Gerente y asesor contable/fiscal designado.

1. Trigger

Cierre del ejercicio fiscal anual de LAWRA, S.R.L. (31 de diciembre o la fecha de cierre fiscal registrada en la DGII).
Celebración de la Asamblea Ordinaria Anual (dentro de los primeros 3 meses del año siguiente al cierre).
Decisión extraordinaria de distribución de dividendos interinos (anticipos de dividendos) durante el ejercicio, si los socios así lo aprueban por mayoría y el Gerente confirma que existen utilidades disponibles.

2. Roles y Responsabilidades (RACI)

Tarea	Responsable	Aprobador	Consultado	Informado
Preparación de estados financieros	Asesor contable externo + Gerente	Carlos Miranda Levy	—	Socios
Cálculo de utilidades repartibles	Asesor contable	Gerente	Tanya Mejía-Ricart	Socios
Propuesta de distribución	Carlos Miranda Levy (Gerente)	Asamblea	Tanya / Asesor contable	Todos los socios
Aprobación de distribución	Asamblea General de Socios	—	—	—
Cálculo de retención de ISR	Asesor contable / fiscal	Gerente	—	Socios
Liquidación y transferencia a socios	Gerente	—	Asesor contable	Socios
Declaración y pago de retención a DGII	Asesor fiscal	Gerente	—	—
Registro contable de la distribución	Asesor contable	Gerente	—	—

3. Marco Fiscal Aplicable

3.1 — Reserva Legal (Ley 479-08, Art. 44): Antes de cualquier distribución, LAWRA, S.R.L. debe destinar al menos el 5% de las utilidades netas anuales a la reserva legal, hasta que dicha reserva alcance el 10% del capital social suscrito. Una vez alcanzado ese límite, la dotación a la reserva legal no es obligatoria.

3.2 — ISR sobre dividendos (Código Tributario, Ley 11-92 modificada): Los dividendos pagados por personas jurídicas a personas físicas residentes en República Dominicana están sujetos a retención de ISR. La tasa aplicable se rige por el Código Tributario vigente y las Normas Generales de la DGII; al momento de redacción de este workflow, la tasa de retención sobre dividendos a personas físicas residentes es del 10% sobre el monto bruto distribuido.

3.3 — Declaración de retención: La retención de ISR sobre dividendos debe declararse y pagarse a la DGII dentro de los plazos establecidos (generalmente dentro del mes siguiente al pago de los dividendos, mediante el formulario IR-17 o equivalente).

3.4 — Dividendos a socios no residentes: Si algún socio no es residente fiscal en República Dominicana, aplican las tasas de retención del Código Tributario y los convenios de doble imposición vigentes. El asesor fiscal determina la tasa aplicable caso a caso.

4. Pasos Numerados

Fase 1 — Cierre Contable y Determinación de Utilidades (Day 0–60 post-cierre)

Paso 1 — Cierre del ejercicio fiscal: Al 31 de diciembre (o fecha de cierre fiscal), el Gerente coordina con el asesor contable externo el cierre del ejercicio. Esto incluye:

Conciliación bancaria final.
Revisión de cuentas por cobrar y por pagar.
Depreciaciones y amortizaciones del ejercicio.
Ajustes contables finales.
Provisiones necesarias (impuestos, litigios, etc.).

Paso 2 — Preparación de estados financieros: El asesor contable prepara los estados financieros del ejercicio:

Estado de Situación Financiera (Balance General)
Estado de Resultados (P&L)
Estado de Flujo de Efectivo
Estado de Cambios en el Patrimonio

Para LAWRA, S.R.L. en etapas iniciales, los estados financieros pueden ser internos sin auditoría externa. Una vez la empresa alcance umbrales de ingresos o cuando lo requieran los socios o clientes Enterprise, se realizará una auditoría externa.

Paso 3 — Determinación de utilidades disponibles para distribución: El asesor contable calcula:

Utilidad neta del ejercicio según el Estado de Resultados.
Menos: reserva legal (5% de la utilidad neta, hasta completar el 10% del capital social).
Menos: utilidades de ejercicios anteriores no distribuidas pero reservadas (si las hay).
Más: utilidades de ejercicios anteriores no distribuidas disponibles (si las hay).
Resultado: utilidades disponibles para distribución.

Si el resultado es negativo o cero, no hay distribución posible en ese ejercicio. El Gerente notifica a los socios.

Paso 4 — Revisión de liquidez y flujo de caja: El Gerente y el asesor contable evalúan si la empresa tiene suficiente liquidez para distribuir dividendos sin comprometer las operaciones, el pago a proveedores, ni la reserva operativa mínima (equivalente a 3 meses de gastos operativos).

Decisión A: ¿Hay utilidades disponibles Y liquidez suficiente?

Sí → El Gerente prepara la propuesta de distribución para la Asamblea.
No (sin utilidades): El Gerente informa a los socios en la Asamblea Ordinaria. No se procede.
No (sin liquidez suficiente): El Gerente propone distribuir una porción menor o postergar la distribución.

Fase 2 — Propuesta de Distribución y Aprobación (Day 60–90 post-cierre)

Paso 5 — Preparación de la propuesta del Gerente: El Gerente prepara la propuesta de distribución de dividendos con:

Monto total de utilidades disponibles para distribución.
Propuesta de distribución total o parcial (puede retenerse una parte para reinversión).
Monto por distribuir.
Distribución por socio según su porcentaje de participación en el capital.
Calendario de pago propuesto.

Paso 6 — Convocatoria de Asamblea Ordinaria: El Gerente convoca la Asamblea Ordinaria Anual (ver Workflow: Convocatoria + Ejecución de Asamblea, orden 59) con el punto de distribución de dividendos en el orden del día. Los estados financieros se ponen a disposición de los socios con al menos 7 días de anticipación a la Asamblea.

Paso 7 — Aprobación de estados financieros en la Asamblea: Los socios aprueban o rechazan los estados financieros presentados. Si son rechazados, el Gerente coordina las correcciones con el asesor contable y reconvoca. Si son aprobados, se procede al siguiente punto.

Paso 8 — Aprobación de la distribución de dividendos: Los socios deliberan y votan sobre la propuesta del Gerente. Pueden:

Aprobar la distribución tal como se propone.
Aprobar una distribución menor (reteniendo más utilidades para reinversión).
Diferir la distribución (declarar dividendos pero pagar en fecha futura).
Rechazar la distribución (retener todas las utilidades).

La decisión queda registrada en el Acta de la Asamblea con el monto exacto aprobado, la fecha de pago y la distribución por socio.

Fase 3 — Cálculo de Retenciones y Liquidación (Day 90–120 post-cierre)

Paso 9 — Cálculo de ISR a retener: El asesor fiscal calcula el ISR a retener para cada socio:

Para cada socio:

Dividendo bruto = monto aprobado × porcentaje de participación del socio.
Retención de ISR = dividendo bruto × tasa de retención aplicable.
Dividendo neto a pagar = dividendo bruto − retención de ISR.

Documentar el cálculo en una hoja de liquidación firmada por el asesor fiscal y el Gerente.

Paso 10 — Notificación a los socios: El Gerente notifica a cada socio por escrito:

Monto del dividendo bruto aprobado para ese socio.
Monto de ISR retenido.
Monto neto a recibir.
Fecha de pago.
Datos bancarios para la transferencia (confirmación de cuenta).

Paso 11 — Liquidación (transferencia a socios): En la fecha aprobada por la Asamblea, el Gerente ejecuta las transferencias bancarias a las cuentas de cada socio por el monto neto después de retención.

Se archivan los comprobantes de transferencia para cada socio.

SLA de pago: la liquidación se ejecuta dentro de los 30 días de la aprobación de la Asamblea (salvo que la Asamblea haya aprobado una fecha de pago diferida).

Fase 4 — Cumplimiento Fiscal y Registro (Day 120–135 post-cierre)

Paso 12 — Declaración y pago de retención de ISR a la DGII: El asesor fiscal presenta a la DGII la declaración de retención de ISR sobre dividendos (formulario IR-17 o equivalente) y realiza el pago correspondiente dentro del plazo legal (generalmente el mes siguiente al pago de los dividendos).

Se archiva la constancia de declaración y pago presentado a la DGII.

Paso 13 — Entrega de constancias de retención a los socios: El asesor fiscal o el Gerente emite una constancia de retención a cada socio indicando el monto retenido de ISR, para que el socio pueda utilizarla como crédito en su declaración personal de ISR (si aplica).

Paso 14 — Registro contable de la distribución: El asesor contable registra en la contabilidad de LAWRA, S.R.L.:

El débito a la cuenta de Utilidades Retenidas por el monto bruto distribuido.
El crédito a la cuenta de ISR Retenido por Pagar por el monto de la retención.
El crédito a la cuenta bancaria por el monto neto pagado.
El crédito a la cuenta de Dividendos por Pagar (si la distribución fue declarada pero no pagada inmediatamente).

5. Dividendos Interinos (Anticipos durante el ejercicio)

Si los socios deciden distribuir dividendos interinos antes del cierre del ejercicio:

El Gerente presenta a los socios un estado financiero intermedio que acredite utilidades disponibles.
Los socios aprueban la distribución en Asamblea Extraordinaria.
Se aplica el mismo proceso de retención de ISR del Paso 9 en adelante.
Al cierre del ejercicio, el dividendo interino se descuenta de las utilidades anuales disponibles para distribución.

Precaución: la distribución de dividendos interinos sin estados financieros intermedios que los soporten puede generar contingencias fiscales y societarias. El Gerente debe contar siempre con el visto bueno del asesor contable y de Tanya antes de proceder.

6. Puntos de Decisión

Decisión	Opciones
A — ¿Hay utilidades disponibles + liquidez?	Sí → propuesta de distribución / No utilidades → informar a socios sin distribución / Sin liquidez → distribución parcial o diferida
B — ¿Asamblea aprueba la distribución?	Sí → cálculo fiscal + liquidación / No → utilidades pasan a ejercicio siguiente
C — ¿Socio es no residente fiscal?	Sí → asesor fiscal determina tasa de retención aplicable (puede diferir de residentes)

7. Outputs / Artifacts

Estados financieros del ejercicio (aprobados en Asamblea).
Acta de Asamblea con decisión de distribución y montos.
Hoja de liquidación de dividendos por socio (bruto, retención, neto).
Comprobantes de transferencia bancaria por socio.
Declaración de retención IR-17 presentada a la DGII y comprobante de pago.
Constancias de retención entregadas a los socios.
Registro contable de la distribución.

8. Checklist Final

9. Métricas / KPIs

Métrica	Objetivo
Tiempo desde aprobación de la Asamblea hasta liquidación	≤ 30 días calendario
Declaración de retención a la DGII dentro del plazo legal	100 %
Socios que reciben su constancia de retención	100 %
Distribuciones ejecutadas sin aprobación de Asamblea	0

10. Referencias

Ley 479-08 sobre Sociedades Comerciales — Arts. 42-44 (distribución de utilidades y reserva legal en SRL)
Ley 11-92 (Código Tributario, R.D.) — Arts. 305-308 (ISR sobre dividendos)
Normas Generales de la DGII sobre retención de ISR en dividendos (vigentes al momento de la distribución)
Workflow: Convocatoria + Ejecución de Asamblea (orden 59)
Estatutos Sociales de LAWRA, S.R.L.
Acuerdo de Socios de LAWRA, S.R.L.

11. Auditoría

Registro	Retención	Notas
Estados financieros anuales aprobados	10 años (obligación fiscal)	Archivo contable + corporativo
Acta de Asamblea de aprobación de dividendos	Permanente	Libro de Actas
Hojas de liquidación por socio	10 años	Archivo fiscal
Comprobantes de transferencia bancaria	10 años	Archivo fiscal
Declaraciones IR-17 y comprobantes de pago a DGII	10 años	Archivo fiscal
Constancias de retención entregadas a socios	10 años	Archivo fiscal

Adoptado por la Asamblea General de Socios en fecha [__]. Próxima revisión: [fecha + 12 meses].

Por LAWRA, S.R.L. — Gerente

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1. Trigger

2. Roles y Responsabilidades (RACI)

3. Marco Fiscal Aplicable

4. Pasos Numerados

Fase 1 — Cierre Contable y Determinación de Utilidades (Day 0–60 post-cierre)

Fase 2 — Propuesta de Distribución y Aprobación (Day 60–90 post-cierre)

Fase 3 — Cálculo de Retenciones y Liquidación (Day 90–120 post-cierre)

Fase 4 — Cumplimiento Fiscal y Registro (Day 120–135 post-cierre)

5. Dividendos Interinos (Anticipos durante el ejercicio)

6. Puntos de Decisión

7. Outputs / Artifacts

8. Checklist Final

9. Métricas / KPIs

10. Referencias

11. Auditoría

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