Política de Reembolso de Gastos
Política operativa interna. Rige el reembolso de gastos de bolsillo incurridos por empleados, socios y contratistas de Lawra, S.R.L. en el desempeño de sus funciones. Aprobada por la Asamblea General de Socios en fecha [__]. Versión: 1.0.
1. Propósito y Alcance
1.1. Esta política establece qué gastos son reembolsables, los límites aplicables, la documentación requerida y el proceso de liquidación. Su objetivo es: (a) proteger al personal que incurre en gastos legítimos; (b) proteger a la sociedad de gastos no justificados; (c) mantener trazabilidad fiscal.
1.2. Aplica a: todos los empleados a tiempo completo, empleados a tiempo parcial, socios con rol ejecutivo y contratistas cuando el contrato lo establezca expresamente.
1.3. Los gastos de viaje tienen una política específica (orden 68 — Política de Viajes y Representación).
2. Principio General
Solo son reembolsables los gastos que sean:
- Necesarios: directamente relacionados con una actividad de negocio de Lawra
- Razonables: de acuerdo con los límites de esta política y el sentido común
- Documentados: respaldados por comprobante fiscal válido (NCF o e-CF para gastos en RD; recibo o invoice para gastos en el exterior)
- Pre-aprobados o aprobados a posteriori: según el monto y categoría (ver Sección 4)
No son reembolsables: gastos personales, multas de tránsito, consumo de alcohol en cenas de negocios que supere la proporción razonable de alimentos, gastos de acompañantes personales, compras de equipos no aprobados.
3. Categorías y Límites de Reembolso
3.1. Transporte local (Santo Domingo / RD)
| Medio | Límite / política |
|---|---|
| Uber / InDriver / taxi | Reembolsable con captura del viaje en app; sin límite diario razonable para reuniones de negocio |
| Transporte público (metro, bus) | Reembolsable sin límite; ticket o declaración jurada |
| Uso de vehículo personal | RD$ 18/km (tarifa referencial); requiere registro de km + destino |
| Estacionamiento | Reembolsable con recibo; hasta RD$ 500/día en Santo Domingo |
3.2. Alimentación (sin viaje)
| Situación | Límite |
|---|---|
| Almuerzo de trabajo (con cliente o prospecto) | Hasta RD$ 2,500 por persona presente |
| Cena de negocios (con cliente o prospecto) | Hasta RD$ 3,500 por persona presente |
| Trabajo extra-horario (sin invitado externo) | Hasta RD$ 800 por persona |
| Desayuno de trabajo | Hasta RD$ 600 por persona |
Los gastos de alimentación sin invitado externo identificable requieren justificación de la actividad de negocio que los motivó.
3.3. Material de oficina y suministros
Reembolsable hasta DOP 3,000/mes por persona sin pre-aprobación; montos mayores requieren aprobación del Gerente antes de la compra.
3.4. Software y herramientas
Las suscripciones de software para uso laboral deben comprarse con la tarjeta corporativa (si existe) o pre-aprobadas antes de la compra. El reembolso retroactivo de software no aprobado queda a discreción del Gerente.
3.5. Capacitación y formación
Cursos, certificaciones y libros relacionados con el rol: reembolsables hasta USD 500/año por persona sin aprobación de Asamblea; montos mayores requieren aprobación previa del Gerente General y se amortizan contablemente como gasto de capacitación.
4. Niveles de Aprobación
| Monto del gasto individual | Quién aprueba el reembolso |
|---|---|
| Hasta DOP 5,000 | El supervisor directo (o el Gerente si no hay supervisor) |
| DOP 5,001 – 25,000 | Gerente General |
| > DOP 25,000 | Gerente General + validación de al menos un socio fundador |
| Cualquier monto del Gerente General | Debe ser aprobado por un socio fundador |
5. Documentación Requerida
5.1. Para gastos en República Dominicana:
- Comprobante fiscal con NCF o e-CF vigente
- El nombre o RNC de Lawra, S.R.L. debe aparecer en el comprobante cuando el proveedor lo emita a nombre de empresa
5.2. Para gastos en el exterior:
- Invoice, receipt o comprobante del proveedor (digital aceptado)
- Si el recibo está en idioma distinto al español, adjuntar breve descripción en español
5.3. Para gastos sin comprobante (límite: DOP 1,000 por transacción):
- Declaración jurada breve describiendo el gasto, monto, fecha, propósito de negocio y datos del proveedor (si aplica)
- Máximo 3 declaraciones juradas por persona por mes; para más, requiere aprobación del Gerente
6. Proceso de Liquidación
Paso 1 — Registro del gasto:
Completar el formulario de liquidación de gastos (disponible en Google Drive corporativo → Administración / Formularios) con: fecha, descripción, categoría, monto (DOP y/o USD), proyecto/cliente asociado (si aplica).
Paso 2 — Adjuntar comprobantes: Escanear o fotografiar todos los comprobantes. Subir junto al formulario.
Paso 3 — Envío para aprobación: Enviar al aprobador correspondiente según Sección 4. El aprobador tiene 3 días hábiles para aprobar o rechazar.
Paso 4 — Pago: Gastos aprobados se pagan en la siguiente nómina o en un plazo máximo de 10 días hábiles desde la aprobación. Para gastos urgentes o de monto significativo (> DOP 15,000), el Gerente puede autorizar pago inmediato.
Paso 5 — Registro contable: El contador registra el gasto en la cuenta correspondiente del plan de cuentas (orden 64) con el comprobante como soporte.
7. Anticipos
7.1. Se pueden otorgar anticipos para gastos futuros identificados (ej.: viajes, eventos). El anticipo requiere aprobación del Gerente y se registra en cuenta 1.01.03.01 (Anticipos a Empleados).
7.2. El beneficiario del anticipo tiene 5 días hábiles tras el evento para presentar la liquidación final con comprobantes. El saldo no justificado se descuenta de la próxima nómina.
8. Consecuencias del Incumplimiento
La presentación de gastos falsos o inflados constituye falta grave sujeta a las medidas disciplinarias del Código de Trabajo (Ley 16-92), incluyendo terminación justificada. Gastos que resulten ser personales presentados como empresariales generan obligación de restitución inmediata.
9. Revisión Periódica
Esta política se revisa anualmente (enero). Los límites en DOP se ajustan por inflación o cambios en el tipo de cambio con aprobación del Gerente, sin necesidad de aprobación de Asamblea para variaciones menores al 20%.
10. Referencias Normativas
- Ley 16-92 (Código de Trabajo de la República Dominicana)
- Código Tributario RD — Ley 11-92 (deducibilidad de gastos)
- Normas DGII sobre comprobantes fiscales
- NIIF para PYMES Sección 28 (Beneficios a empleados) y Sección 2 (Conceptos y principios)
Versión 1.0 — Aprobada por la Asamblea en []. Responsable: Gerente General. Próxima revisión: enero [ + 1 año].
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