Política de Viajes y Representación
Política operativa interna. Rige los viajes de negocios nacionales e internacionales, la asistencia a conferencias, y los gastos de entretenimiento de clientes de Lawra, S.R.L. Complementa la Política de Reembolso de Gastos (orden 67). Aprobada por la Asamblea General de Socios en fecha [__]. Versión: 1.0.
1. Propósito y Alcance
1.1. Lawra es una empresa de tecnología legal con ambiciones regionales. Los viajes son necesarios para: adquisición de clientes Enterprise, conferencias de LegalTech/IA, reuniones con inversores, y expansión LatAm. Esta política garantiza que los viajes sean efectivos, bien documentados y fiscalmente trazables.
1.2. Aplica a todos los empleados, socios con rol ejecutivo y contratistas cuando el contrato lo prevea.
2. Pre-Aprobación de Viajes
2.1. Todo viaje de negocios requiere pre-aprobación antes de reservar:
| Tipo de viaje | Aprobador |
|---|---|
| Nacional (fuera de Santo Domingo) | Supervisor directo |
| Internacional ≤ 5 días, < USD 2,000 total | Gerente General |
| Internacional > 5 días o > USD 2,000 total | Gerente General + 1 socio fundador |
| Viaje del Gerente General | 1 socio fundador |
2.2. La solicitud de viaje debe incluir: destino, fechas, propósito de negocio (evento / reunión / cliente específico), presupuesto estimado.
3. Reservas y Clases de Servicio
3.1. Vuelos
| Duración del vuelo | Clase permitida |
|---|---|
| < 4 horas | Económica |
| 4–8 horas | Económica (o económica premium si disponible a precio razonable) |
| > 8 horas | Business class para socios fundadores y C-Level; económica premium para resto del equipo |
Reservar con al menos 14 días de anticipación cuando sea posible para obtener tarifas más bajas. No se reembolsa la diferencia entre precio de aerolínea y precio de agencia si el viajero elige la opción más cara sin justificación.
Aerolíneas de referencia desde Santo Domingo:
- JetBlue, American, Copa, Iberia (para España/Europa)
- LATAM, Avianca (para LatAm)
- Para viajes cortos regionales: IBC Airways, Sky Cana
3.2. Hoteles
| Destino | Tarifa máxima por noche |
|---|---|
| Santo Domingo (si aplica) | USD 100 |
| Miami / Nueva York / Boston | USD 220 |
| Ciudad de México / Bogotá / Lima | USD 150 |
| São Paulo | USD 180 |
| Madrid / Barcelona | USD 180 |
| Otras ciudades LatAm | USD 120 |
| Otras ciudades Europa | USD 160 |
El hotel debe estar en ubicación razonablemente cercana al lugar de la reunión o evento. Hoteles de lujo (5 estrellas) requieren aprobación explícita del Gerente General, salvo que el costo sea igual o menor al límite de la tabla.
3.3. Transporte en destino
- Uber, taxi o transporte público: reembolsable sin límite razonable
- Alquiler de auto: permitido cuando sea más económico que taxis para itinerario del viaje; clase económica o compacta
- No se reembolsan cargos de seguro de arrendamiento que dupliquen cobertura ya existente en la póliza de la empresa
4. Viáticos Diarios (Per Diem)
En lugar de reembolsar cada comida individualmente, se puede optar por per diem fijo:
| Destino | Per Diem Alimentación (USD/día) |
|---|---|
| República Dominicana | USD 50 |
| USA (ciudades principales) | USD 85 |
| LatAm (MX, CO, PE, BR) | USD 65 |
| Europa | USD 80 |
El per diem cubre desayuno, almuerzo y cena del viajero únicamente. Si el viajero elige el per diem, no presenta comprobantes de comidas individuales. Si hay comida de representación con cliente (ver Sección 5), esa cena se factura separada del per diem.
5. Gastos de Representación (Entretenimiento de Clientes)
5.1. Los gastos de representación (cenas, eventos deportivos, obsequios) son reembolsables cuando:
- Existe un propósito de negocio claro y documentado
- Se identifica al menos a un cliente, prospecto o aliado estratégico presente
5.2. Límites:
| Concepto | Límite |
|---|---|
| Cena de representación | USD 120/persona presente (clientes + equipo Lawra) |
| Obsequio corporativo (por cliente/año) | USD 100 |
| Evento / entradas (teatro, deporte, etc.) | USD 150/persona; max USD 500 por evento |
| Hospitalidad en conferencia (patrocinio de mesa, etc.) | A cotizar; aprobación Gerente General |
5.3. No reembolsable: gastos de entretenimiento sin cliente externo identificado (fiestas internas, actividades de team building de > USD 50/persona se tramitan como gasto corporativo aprobado por Asamblea, no como reembolso individual).
6. Conferencias y Eventos Profesionales
6.1. Asistencia a conferencias de LegalTech (ILTA, Clio Con, Legalweek) o IA (Google Cloud Next, AWS re:Invent) es estratégicamente relevante para Lawra. Se aprueban con el proceso estándar de la Sección 2.
6.2. Si la empresa paga la inscripción, el empleado se compromete a: (a) preparar un resumen de aprendizajes y oportunidades de negocio en 5 días hábiles post-evento; (b) compartir materiales relevantes con el equipo.
6.3. Costo total de conferencia (vuelo + hotel + registro + gastos en destino) presupuestado y aprobado como un ítem consolidado.
7. Liquidación de Viaje
El viajero tiene 7 días hábiles tras el regreso para presentar:
- Formulario de liquidación de viaje (Google Drive →
Administración / Formularios) - Comprobantes de todos los gastos reembolsables
- Restitución del saldo no gastado de anticipos recibidos
- Informe breve del viaje (para viajes > 3 días o con costo > USD 1,500): 1 página con objetivos, logros, próximos pasos
Si no se presenta la liquidación en plazo, el saldo pendiente se descuenta de la próxima nómina.
8. Tarjeta Corporativa (cuando se implemente)
8.1. Lawra puede emitir tarjetas corporativas virtuales (ej.: Brex, Stripe Corporate Card, o tarjeta de crédito bancaria con límite asignado) para viajeros frecuentes.
8.2. La tarjeta corporativa es para gastos de viaje y representación aprobados. Nunca para compras personales.
8.3. El titular de la tarjeta presenta los comprobantes correspondientes mensualmente aunque use tarjeta corporativa (para cumplimiento fiscal y conciliación contable).
9. Política Antisoborno en Representación
9.1. Los gastos de representación con funcionarios públicos (jueces, fiscales, reguladores, servidores del Estado dominicano o extranjero) están prohibidos, incluso si son dentro de los límites monetarios de esta política. Aplica Ley 155-17 Anti-Lavado y principios de la Convención Interamericana contra la Corrupción.
9.2. Si existe duda sobre si un invitado es funcionario público, consultar a Tanya Mejía-Ricart (SVP Law & Regulations) antes de incurrir en el gasto.
10. Revisión Periódica
Esta política se revisa anualmente (enero). Los límites en USD se ajustan por inflación internacional. El Gerente General puede aprobar ajustes menores (≤ 15%) sin necesidad de Asamblea.
11. Referencias Normativas
- Ley 16-92 (Código de Trabajo) — gastos de representación deducibles
- Código Tributario RD — deducibilidad de gastos de viaje y representación
- Ley 155-17 Anti-Lavado y Anti-Corrupción
- FCPA (Foreign Corrupt Practices Act) — aplicable si Lawra Inc. (Delaware) realiza pagos desde EUA
Versión 1.0 — Aprobada por la Asamblea en []. Responsable: Gerente General. Próxima revisión: enero [ + 1 año].
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