Selección y Contratación de Contador
Procedimiento operativo interno. Establece el proceso de selección, evaluación y contratación del servicio contable de Lawra, S.R.L., ya sea como contador externo (outsourcing) o empleado. Aprobado por la Asamblea General de Socios en fecha [__]. Versión: 1.0.
1. Propósito y Alcance
1.1. Lawra, S.R.L. opera en un entorno regulado (DGII, TESORERÍA, SICAM) con ingresos en múltiples monedas, transacciones internacionales y obligaciones fiscales recurrentes. Un contador idóneo es esencial desde el primer mes de operación.
1.2. Este procedimiento aplica para la primera contratación y para cualquier reemplazo posterior. La decisión final recae en el Gerente, con validación de la Asamblea para contratos que superen DOP 300,000/año.
2. Modalidades de Contratación
| Modalidad | Cuándo usar | Costo orientativo |
|---|---|---|
| Outsourcing contable (firma o freelancer) | Etapa pre-revenue y Seed | DOP 8,000–25,000/mes |
| Contador a tiempo parcial | MRR > USD 5,000 | DOP 20,000–40,000/mes |
| Contador empleado a tiempo completo | MRR > USD 20,000 o pre-Serie A | DOP 60,000–110,000/mes |
Recomendación inicial: iniciar con outsourcing a firma contable de tamaño mediano (Santo Domingo) que tenga experiencia en tecnología/SaaS y facturación internacional.
3. Perfil Mínimo Requerido
3.1. Requisitos obligatorios:
- Licencia activa de Contador Público Autorizado (CPA) emitida por el ICPARD (Instituto de Contadores Públicos Autorizados de la República Dominicana)
- Experiencia mínima de 3 años con empresas de servicios o tecnología
- Conocimiento de NIIF para PYMES
- Manejo de plataformas DGII (OFICINA VIRTUAL, e-CF — Comprobante Fiscal Electrónico)
- Experiencia con nómina y contribuciones sociales (SFS, AFP, INFOTEP)
3.2. Requisitos deseables:
- Experiencia con clientes SaaS / facturación en USD
- Conocimiento de transfer pricing (relevante para estructura con subsidiaria USA Inc.)
- Uso de software contable moderno (QuickBooks, Xero, Alegra, o Contasoft RD)
- Inglés intermedio (para comunicación con inversores internacionales)
4. Proceso de Selección
Paso 1 — Definición del alcance (Semana 1)
- El Gerente redacta el alcance de servicios requeridos (ver Sección 5)
- Define presupuesto máximo mensual
Paso 2 — Identificación de candidatos (Semana 1-2)
- Mínimo 3 candidatos / firmas a cotizar
- Fuentes: red ICPARD, referidos de otras startups dominicanas, Cámara de Comercio de Santo Domingo
Firmas de referencia en el mercado dominicano:
- Pellerano & Herrera (departamento contable/fiscal)
- KPMG República Dominicana / Deloitte (para escala Serie A+)
- BDO República Dominicana
- Firmas boutique para startups: consultar con Cámara TIC RD o Santo Domingo Tech Hub
Paso 3 — Solicitud de propuestas (Semana 2) Pedir a cada candidato:
- CV / perfil de firma con cartera de clientes tecnología
- Número de licencia ICPARD activo
- Propuesta económica desglosada por servicio
- Referencias de 2 clientes (preferiblemente SaaS o tech)
- Propuesta de herramienta contable a usar
Paso 4 — Entrevista técnica (Semana 3) Preguntas clave a evaluar:
- ¿Cómo manejan el diferimiento de ingresos SaaS (MRR) según NIIF para PYMES?
- ¿Cómo gestionan las retenciones del 10% ISR a proveedores del exterior?
- ¿Han trabajado con Comprobantes Fiscales Electrónicos (e-CF)?
- ¿Tienen experiencia con empresas que facturen en USD a clientes internacionales?
Paso 5 — Decisión y onboarding (Semana 4)
- Gerente selecciona al candidato
- Se firma acuerdo de servicios (ver Sección 6)
- Contador recibe: acceso de solo lectura al plan de cuentas, historial de transacciones existente, NDA firmado (orden 23 o equivalente)
5. Alcance de Servicios Contables
El acuerdo de servicios debe cubrir como mínimo:
5.1. Contabilidad mensual:
- Registro de todas las transacciones
- Conciliaciones bancarias (todas las cuentas DOP y USD)
- Emisión y control de comprobantes fiscales (NCF / e-CF)
- Estados financieros mensuales: Balance General, Estado de Resultados, Flujo de Caja
5.2. Nómina (si aplica):
- Cálculo quincenal/mensual de nómina
- Liquidación de contribuciones sociales (SFS, AFP, INFOTEP)
- Reportes 607, 608, 623 DGII
5.3. Cumplimiento fiscal:
- Declaración mensual ITBIS (IT-1)
- Retenciones ISR (IR-17, IR-3)
- Declaración anual ISR (IR-2) — ver plantilla orden 69
- Impuesto sobre los Activos (ISA) anual
- Atención de requerimientos DGII
5.4. Reportes adicionales para inversores (según etapa):
- Estados financieros en USD para data room
- Soporte para auditoría externa pre-Serie A
6. Cláusulas Clave del Acuerdo de Servicios
El contrato con el contador debe incluir:
6.1. Confidencialidad: el contador tiene acceso a información financiera altamente sensible. Obligación de confidencialidad estricta, incluyendo datos de clientes procesados en los estados financieros. Referencia: NDA bilateral o cláusula de confidencialidad incorporada.
6.2. Propiedad de registros: todos los libros, registros y documentos contables son propiedad de Lawra, S.R.L. Al término de la relación, el contador entrega todos los archivos (digitales y físicos) en un plazo máximo de 5 días hábiles.
6.3. Acceso a sistemas: si el contador tiene acceso a banca en línea o sistemas contables, el nivel de acceso debe ser el mínimo necesario (lectura + entrada de datos; sin facultad de aprobar transferencias).
6.4. Plazo y terminación: contrato inicial de 12 meses con renovación automática. Terminación anticipada con 30 días de preaviso por cualquier parte; 60 días si hay proceso fiscal abierto.
6.5. Responsabilidad: el contador es responsable de multas y recargos derivados de errores u omisiones en las declaraciones fiscales bajo su cargo. Excluyendo instrucciones erróneas por escrito de la sociedad.
6.6. Herramienta contable: el contador usará la herramienta acordada (ver paso 3). La sociedad tendrá acceso de administrador independiente del acceso del contador.
7. Onboarding del Contador
Al iniciar la relación, proporcionar:
- RNC (Registro Nacional del Contribuyente) de la sociedad
- Certificado de registro mercantil
- Extractos bancarios desde constitución
- Contratos de servicios vigentes (clientes y proveedores)
- Nómina vigente (si aplica)
- Plan de cuentas aprobado (orden 64)
- Acceso a plataforma contable (invitar como usuario)
- Acceso de solo-lectura a Oficina Virtual DGII
8. Evaluación del Desempeño
El Gerente evalúa al contador trimestralmente en:
| Criterio | Indicador |
|---|---|
| Puntualidad | Declaraciones presentadas antes del vencimiento |
| Exactitud | Número de correcciones en declaraciones presentadas |
| Reporting | Estados financieros entregados antes del día 10 del mes siguiente |
| Comunicación | Tiempo de respuesta a consultas (≤ 24h hábiles) |
| Proactividad | Alertas sobre cambios normativos DGII |
9. Referencias Normativas
- Ley 479-08 de Sociedades Comerciales (obligación de llevar contabilidad)
- Código Tributario RD (Ley 11-92 y ss.)
- Ley del ICPARD (Nº 633 de 1944 y modificaciones)
- Reglamento e-CF DGII (Comprobantes Fiscales Electrónicos)
- NIIF para PYMES — IASB
Versión 1.0 — Aprobada por la Asamblea en []. Responsable: Gerente. Próxima revisión: [ + 12 meses].
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